Документооборот на предприятии - это движение документов в организации с момента получения до завершения исполнения или отправления.

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Переход на системы электронной работы с документами - это длительный и многоплановый процесс, который включает в себя следующие этапы:

1) поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО);

2) внедрение и освоение информационной системы;

3) проблемы использования;

4) проблемы защиты информации, используемой в электронном виде.

Первый этап - поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО).

Современный рынок электронных систем работы с документами неоднороден, насыщен самыми разнообразными программными продуктами. На сегодняшний день на украинском рынке электронных продуктов, предназначенных для работы с документами, существуют программы трех типов:

1) системы автоматизированного делопроизводства;

2) системы электронного документооборота;

3) системы управления документацией.

Рассмотрим назначение, функции и цели только Систем электронного документооборота (СЭД).

Системы СЭД обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Они не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Этот тип программ относится к более широкой категории, чем делопроизводство. Пользователями систем СЭД являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-либо общий бизнес-процесс.

Конкурентные преимущества системы СЭД:

1) возможность создания территориально распределенных систем работы с документами;

2) интеграция технологий документированной базы дынных и электронной почты в одной платформе;

3) надежность в качестве хранилища произвольных объектов.

Таким образом, Системы электронного документооборота поддерживают процессы работы с документами, их движение в организации, а не простую регистрацию и хранение. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом.

На украинском рынке Системы электронного документооборота представлены не достаточно широко. Ведущая роль принадлежит следующим системам:«Системы электронного документооборота: Documentum»- один из лидеров индустрии.

Главное назначение системы - управление документами, знаниями и бизнес-процессами на крупных предприятиях и организациях.

Система также включает средства, которые позволяют создавать приложения в среде Documentum. Поэтому Documentum можно рассматривать как платформу, которая предназначена для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управление проектами в распределенных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интернет-порталов. Использование современных открытых технологий, обеспечивает также возможность использования внешних средств разработки для создания приложений Documentum.«Системы электронного документооорота LanDocs»

Система LanDocs главным образом ориентирована на делопроизводство и архивное сохранение документов.

Компонент делопроизводства реализованный в архитектуре «клиент/сервер» на базе промышленных Систем управления базами данных (СУБД): Oracle или Microsoft SQL Server.