1) не происходит потеря документов;

2) данные не попадают в руки посторонних лиц;

3) поиск документов и управление данными не занимают много времени;

4) не производится лишних трат на бумагу и пр.;

5) не тратится лишнее время на согласование документов.

Управление данными с помощью систем электронного документооборота способствует более слаженному взаимодействию всех отделов предприятия, значительно упрощают управление документами и делают работу делопроизводителя эффективней, повышают производительность труда работников за счет сэкономленного времени. Кроме этого, с помощью систем автоматизации документооборота можно наделить каждого сотрудника определенной степенью прав на доступ к документам, что предотвратит утечку важной информации.

Итак, ясно, что такие системы необходимы на любом предприятии, в частности на предприятии ООО "Т Престиж", независимо от его величины, и внедрение электронного управления данными первостепенная задача любого грамотного руководителя, стремящегося к оптимизации работы своего предприятия. При этом очень важно выбрать подходящую систему автоматизации документооборота, нежалея средств на ее грамотное внедрение и обучение сотрудников.

Электронный документооборот в Украине, а именно - его разработка и активное внедрение, оказал немалое благотворное влияние на отечественный бизнес и существующие в нем процессы. По всем прогнозам, будущее делопроизводства стоит за программами по электронному документообороту, которые практически к нулю сводят потребность в бумажном обращении.

Передача и обмен реквизитов или документов посредством сети Интернет, обеспечение безопасного хранения базы данных, повышение эффективности контроля руководителей над исполнением работниками поручений - вот залог повышения производственной управляемости и роста конкурентоспособности на рынке любой государственной структуры и частного коммерческого предприятия.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда.

Для эффективного функционирования службы управления персоналом к качеству информации предъявляют следующие требования:

1) комплексность, то есть информация должна отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную) во взаимосвязи с внешними условиями;

2) оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управленческой системе или совпадать с моментом его завершения;

3) систематичность, то есть требуемая информация должна поступать по возможности непрерывно;

4) достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Вышеизложенным требованиям отвечает автоматизированная информационная система "1С: Предприятие", Конфигурация "Зарплата и управление персоналом".

Второй способ автоматизации как документооборота предприятия, так и управления в целом предприятия ООО "Т Престиж" - это автоматизированная информационная система "1С: Предприятие" а именно, Конфигурация "Зарплата и управление персоналом".

Как уже было выяснено ранее, данная конфигурация внедрена на данном предприятии, что является очень правильным.

Данная информационная система управления персоналом позволяет длительное хранение и мгновенное получение всех необходимых сведений о сотрудниках. Также она позволяет вести табель учета рабочих, выходных, больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников, начислять премии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность. Расчет зарплаты производится на основании данных об окладе сотрудника и сведений из табеля за расчетный период. Все данные по рассчитанной заработной плате переносятся в архив системы, на их основании составляются отчеты. Данная система управления кадрами включает и поддержку стандартных функций кадрового делопроизводства (прием на работу, увольнение, перемещение, назначение отпуска и т.д.).