Конец ХХ - начало XXI вв. характеризуется значительным подъемом информационного фактора. Информация рассматривается не только как определенные данные, сведения, а как важный стратегический ресурс. Информационная деятельность, которая предусматривает выполнение определенных действий с различными видами информации (а именно: сбор, передача, обработка, хранение и т.д.), становится необходимым условием для функционирования и развития как отдельной личности, так и в более широких глобальных масштабах [60].

Чтобы повысить производительность труда и эффективность управления персоналом предприятию ООО "Т Престиж" необходимо решить проблему автоматизации, как документооорота предприятия, так и системы управления персоналом в целом.

В современных условиях важной особенностью является то, что использование и взаимный обмен информацией между взаимосвязанными звеньями управления организации осуществляются на базе современной компьютерной техники и других технических средств связи и передачи информации. Постоянное совершенствование технических средств дает возможность совершенствовать способы сбора, хранения, поиска и обработки информации, а, значит, и повышать оперативность и качество информационного обеспечения. При этом руководство организацией должно не только располагать своевременной и точной информацией, но и уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Использование для этого современных технических средств и автоматизированных систем, безусловно, наилучший путь развития и совершенствования организации.

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации, подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поискуинформации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

Сложный механизм управления человеческими ресурсами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению) [61].

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

1) объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

2) актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

3) своевременной;

4) лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

5) коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы. Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежащий организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, потребители информации.

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.