Так, например, Groupware-приложения не вполне удобны для создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления жизненным циклом обработки документов, встроенные механизмы маршрутизации ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Кроме того, в них сложно реализовывать развитые справочники системной информации. Архивы документов совершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурами учётных картотек документов. Средства организации групповой работы в них, как правило, ограничиваются внешними системами пересылки документов и ссылок. Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с документами, имеют существенные ограничения при работе со сложными данными, не поддерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств для организации архивного хранения информации [43].

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

1) документы теряются;

2) накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

3) документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

4) тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

5) создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

6) на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

1) обеспечит слаженную работу всех подразделений;

2) упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

3) повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

4) повысит оперативность доступа к информации;

5) позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Современное состояние информационно-документального обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Последняя представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде.

Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Виды информации и требования к ней.

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.

Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе [45].

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс внутрифирменного движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.