Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов [40].

Информационная деятельность включает документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация делопроизводства существенно влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления организации или учреждения, организационную культуру. Если процесс делопроизводства поставлен рационально, специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им функций, повышается результативность их труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления .

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих действий.

Делопроизводство представляет собой полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

От правильной организации делопроизводства, наиболее полной его механизации и автоматизации зависит эффективность управления в целом.

Документирование - это создание документов, то есть их подготовка, составление, оформление и изготовление. Процесс документирования достаточно сложен. Скорость рукописного составления черновика в 80 раз меньше скорости мышления и в 20-25 раз за обычную скорость речи. Следует учитывать, что вспомогательные операции при работе с документами (процесс фиксации мысли на бумаге, запись различных сведений, арифметические подсчеты, печати, сверки, исправления, сбор подписей, согласование, визирование, утверждение) преобладают над формированием информации, которую предполагается преобразовать в документ.

Это объясняется несовершенством документирования, нехваткой технических средств работы с документами. Организация работы с документами - является создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. В организации работы с документами важное значение имеет повышение оперативности прохождения документов по стадиям управленческого процесса и уменьшения затрат труда и времени на эту работу. От 30-45 процентов своего рабочего времени специалисты тратят на выполнение работы с документами. Поэтому организация работы с документами должна быть строго подчинена принципу деловой необходимости.

Для правильного и своевременного принятия решения по любому вопросу руководитель учреждения должен обладать информацией о состоянии личного состава и движении кадров. Четкая организация учета личного состава является предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.