Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно принимать и увольнять работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.

Учет кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации независимо от количества личного состава.

Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения:

1) о количестве работников по категориям, профессиям, квалификации, образованию, стажу работы, полу, возрасту и другим признакам;

2) об изменении количества и состава работников в учреждении в целом и ее подразделениях, а также о причинах этих изменений;

3) о состоянии работы по повышению квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;

4) о количественном и качественном составе кадров, продвижения молодых работников, награждения;

5) о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв, и тому подобное.

Чтобы получать упомянутые и другие данные о личном составе кадровая служба ведет соответствующую кадровую документацию.

Документация по личному составу образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовки и воспитания). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельного человека с учреждением.

По функциям управления кадрами выделяют следующие основные группы документов:

1) личные дела и личные документы работников;

2) организационно-распорядительная документация;

3) первичная учетная кадровая документация.

К группе личных документов работников относится паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые юридически подтверждают сведения, что их работники сообщают о себе. К ним можно отнести удостоверение личности, документы о семейном положении, стаж работы по специальности и т.д.

Личными также являються документы, выданные учреждениями своим работникам для целевой рекомендации: пропуск, удостоверение, справка, подтверждающая место работы, должность, заработную плату.

К личным документам по юридическому назначению можно отнести заявления работников о приеме на работу, увольнении или перемещении, автобиографию, а также документы личного дела, характеризующие деловые и моральные качества работника - аттестационный лист, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга и т.п

Организационно-распорядительная документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями.

Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и последующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров [41].

Документооборот - это движение документов в учреждении на момент создания до отправления. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, например, за год. Задача правильной организации документооборота является установление рациональной последовательности движения и обработки документированной информации, достижения требуемой точности, которая обеспечивает быстрое прохождение документов от момента их получения (составления) и выполнения. Целесообразно разрабатывать схемы прохождения и обработки основных видов документов, которые должны основываться на принципе однократной регистрации документов и децентрализации соответствия при выполнении управленческих функций.

Скорость документооборота зависит от качества документационного обслуживания аппарата управления в целом и от системы организации делопроизводства (полной или частичной).

Полная централизация делопроизводства рекомендуется для применения в учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год (IV категория) и небольшим количеством структурных подразделений. Децентрализованная система делопроизводства имеет место в учреждениях с территориально разделенными структурными подразделениями и количеством документов свыше 100 тыс. единиц в год.