1) личные дела и личные документы работников;

2) организационно-распорядительная документация;

3) первичная учетная кадровая документация.

К группе личных документов работников относится паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые юридически подтверждают сведения, что их работники сообщают о себе. К ним можно отнести удостоверение личности, документы о семейном положении, стаж работы по специальности и т.д.

Личными также являются документы, выданные учреждениями своим работникам для целевой рекомендации: пропуск, удостоверение, справка, подтверждающая место работы, должность, заработную плату.

К личным документам по юридическому назначению можно отнести заявления работников о приеме на работу, увольнении или перемещении, автобиографию, а также документы личного дела, характеризующие деловые и моральные качества работника - аттестационный лист, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга и т.п

Организационно-распорядительная документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями.

Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и последующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров [41].

Документооборот - это движение документов в учреждении на момент создания до отправления. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, например, за год. Задача правильной организации документооборота является установление рациональной последовательности движения и обработки документированной информации, достижения требуемой точности, которая обеспечивает быстрое прохождение документов от момента их получения (составления) и выполнения. Целесообразно разрабатывать схемы прохождения и обработки основных видов документов, которые должны основываться на принципе однократной регистрации документов и децентрализации соответствия при выполнении управленческих функций.

Скорость документооборота зависит от качества документационного обслуживания аппарата управления в целом и от системы организации делопроизводства (полной или частичной).

Полная централизация делопроизводства рекомендуется для применения в учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год (IV категория) и небольшим количеством структурных подразделений. Децентрализованная система делопроизводства имеет место в учреждениях с территориально разделенными структурными подразделениями и количеством документов свыше 100 тыс. единиц в год [42].

В современных условиях, в святи с развитием информационных технологий, на предприятиях имеется возможность внедрения систем электронного документооборота, которые позволяют хранить документы, вести их историю, обеспечивать их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

Задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Система документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется. Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач документооборота в организации. Первый заключается последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные участки управления документооборота и отдельные процессы управления. Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации документооборота и управления процессами и создание на её базе приложений, интегрированных в единый комплекс. Первый подход реализует «фиксированную» функциональность. Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управления проектной документацией и пр. Основным достоинством такого подхода является их относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест, ориентированных на выполнение рутинных операций, изолированных от остальных участков автоматизации предприятия, например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной организации или система архивной картотеки.