Права сотрудников на доступ к коммерческой тайне и работу с ее носителями регулируются разрешениями полномочных должностных лиц, оформленными в письменном (документальном) виде. Оформление таких разрешений осуществляется руководителем предприятия, его заместителями и руководителями структурных подразделений в отношении непосредственно подчиненных им сотрудников.

Основным внутренним организационно - распорядительным документом предприятия, регулирующим вопросы доступа всех категорий работников и иных лиц к коммерческой тайне, является положение о разрешительной системе доступа к информации, составляющей коммерческую тайну.

Разработку данного положения осуществляет, как правило, специально создаваемая комиссия предприятия, которая состоит из представителей его структурных подразделений, осуществляющих производственную, хозяйственную и иные виды деятельности. Члены комиссии должны знать специфику работы предприятия, порядок организации и обеспечения защиты конфиденциальной информации.

В состав комиссии в обязательном порядке входят сотрудники службы безопасности предприятия. В целях более точного определения ограничений для конкретных лиц на доступ к различным категориям информации (с учетом ее тематики) комиссия может включать несколько подкомиссий. Методическое руководство деятельностью комиссии (подкомиссий) осуществляет служба безопасности предприятия.

Разработке положения предшествует всесторонний анализ различных документов (материалов), проводимый в целях выявления и классификации всех информационных потоков, существующих на предприятии. В ходе анализа изучаются все направления и стороны деятельности предприятия, в том числе его взаимодействие с организациями - соисполнителями и заказчиками, работа диссертационных советов, образовательная деятельность и т.п. После получения результатов анализа формируется структура положения (готовится его проект).

Основными разделами положения являются: общие требования по доступу работников к коммерческой тайне; порядок доступа к носителям информации, имеющим различные категории (степени) конфиденциальности; порядок доступа к делам и документам архивного хранения; порядок копирования (размножения) документов и рассылки их нескольким адресатам; порядок доступа к носителям информации командированных лиц, представителей органов местного самоуправления, различных территориальных и надзорных органов; порядок доступа к информации (ее носителям) в ходе проведения совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий (8, с. 234).

В вопросах разработки положения, реализации его требований и контроля за выполнением предусмотренных мероприятий особая роль отводится службе безопасности, в задачи которой входит: проведение мероприятий, направленных на ограничение круга лиц, допускаемых к конкретной информации (ее носителям); выявление фактов неправомерного доступа лиц к коммерческой тайне; оценка эффективности принимаемых руководителями структурных подразделений предприятия мер по исключению утечки информации; подготовка предложений о внесении изменений в должностные инструкции и иные документы, определяющие задачи и функции подразделений (отдельных должностных лиц) предприятия; разработка и представление на утверждение руководителю предприятия проектов внутренних организационно - распорядительных документов по вопросам защиты коммерческой тайны, в том числе определяющих порядок функционирования разрешительной системы доступа; методическое руководство деятельностью должностных лиц и структурных подразделений по реализации положения о разрешительной системе доступа к коммерческой тайне предприятия.

Наиболее важная функция службы безопасности предприятия - контроль над соблюдением его сотрудниками положений организационно - плановых, распорядительных документов, регламентирующих вопросы создания и функционирования разрешительной системы доступа, в целях исключения случаев неправомерного доступа сотрудников предприятия, а также командированных лиц к коммерческой тайне.

Служба безопасности контролирует: наличие оформленного в установленном порядке допуска сотрудников к коммерческой тайне; соответствие выданного руководителем структурного подразделения предприятия разрешения требованиям разрешительной системы; правомерность передачи носителей сведений, содержащих коммерческую тайну, на другие предприятия; соблюдение работниками предприятия установленных требований по работе с носителями сведений, составляющих коммерческую тайну, на рабочих местах; правомочность и целесообразность использования материалов, содержащих коммерческую тайну, на конференциях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых с привлечением представителей других организаций.