В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Ее используют для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.

В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций документооборота:

единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;

регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;

ввод резолюций и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

контроль работниками службы документооборота движения электронных документов (документооборота) внутри предприятия;

контроль за своевременным и правильным исполнением документов;

поиск документов по совокупности реквизитов и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;

создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;

составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;

предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;

хранение электронных образов документов;

списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;

протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.

Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации документооборота на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы:

приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;

приказ о введении электронного документооборота в документооборота с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;

положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме, и альбом форм электронных документов (в электронном виде и на бумажном носителе);

руководство пользователей САДД.

При использовании ЭЦП во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции - определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.

Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами - создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов.