Существующие системы автоматизации документооборота в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. Далее это программное обеспечение именуется системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

в полном объеме выполнять все задачи документооборота: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;

быть построенной на принципах документооборота, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;

обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив.

Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) - программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею. Система может использовать различные СУБД, в том числе MS SQL, Oracle. Персональные компьютеры на рабочих местах пользователей должны быть оснащены клиентской частью СУБД.

САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).

При первоначальной настройке САДД на структуру предприятия и особенности его документооборота в определенном порядке заполняют внутренние структуры данных системы - так называемые справочники. В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.

Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, - сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.