В настоящее время не существует однозначного определения понятия «контроллинг» (англ. Control - руководство, регулирование, управление, контроль), но практически никто не отрицает, что это новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента.

С организационной точки зрения контроллинг - структурный элемент предприятия - подразделение, служба или отдел, осуществляющий функции контроллинга, определяемые внутренними документами предприятия.

Контроллинг, являясь концепцией системного управления, в целях обеспечения долгосрочного эффективного функционирования предприятия организуется, как правило, там, где управление находится в кризисе либо хозяйственная деятельность не удовлетворяет современным требованиям и требованиям рынка.

Факторы, являющиеся основанием - побудительным мотивом - для создания системы контроллинга в организации:

ухудшение (или худшие) в сравнении с подобными предприятиями экономических показателей;

появление новых или изменение целей в сложившихся условиях функционирования;

отсутствие согласования целей;

устаревшие методы планирования, калькуляции и анализа, не удовлетворяющие менеджменту предприятия;

отсутствие методик учета и анализа, несоответствие требованиям как основы для отслеживания деятельности и принятия управленческих решений;

дублирование или отсутствие некоторых функций, наличие конфликтных ситуаций при их выполнении.

При наличии одного или нескольких вышеперечисленных факторов чаще всего имеет место ряд предпосылок внедрения системы контроллинга по направлениям: организация, продукция, закупки, персонал, оборудование, система информационного обеспечения и отчетность.

Организация:

плохое представление об организационной структуре предприятия абсолютного большинства работников, в том числе и руководителей предприятия;

сложная, многоступенчатая система подчинения, имеющая противоречия;

отсутствие четко определенных областей и уровней компетенции и ответственности руководителей;

перегруженность отдельных подразделений;

организация некоторых служб «под человека».

Продукция:

устаревшие модели и номенклатура продукции;

несоответствие требованиям современных отечественных и зарубежных рынков по качеству исполнения, дизайну и другим потребительским свойствам;

плохие перспективы выпускаемой продукции.

Закупки:

низкое качество закупаемых материалов, отсутствие входного контроля;

необоснованно большие запасы материалов на складе.

Персонал:

восприятие работы как повинности, отстраненность личных интересов сотрудников от результатов деятельности компании;

неуверенность сотрудников в завтрашнем дне.

Оборудование:

устаревший парк основного оборудования и производственных средств;

отсутствие системы планово-предупредительных ремонтов, ремонт при возникновении поломок или выходе из строя.

Система информационного обеспечения и отчетность:

отсутствие в отчете пояснительной и аналитической части;

заполнение документов вручную;

ограниченность исходной информации, предназначенной для принятия важных решений;

недостоверность информации; отсутствие или недостаточность компьютерной поддержки информационного обеспечения;

отсутствие системы учета и расчета затрат по носителям и объектам.

Предметом отдельного анализа является состояние производственного процесса и прохождения заказов в организации. Нередко нет четких правил и порядка приема заказа от клиентов. На вопрос, кто отвечает за прием заказов, нельзя получить однозначного ответа. На предприятиях часто отсутствуют единая система заполнения формуляров и упорядоченный документооборот. Это не позволяет точно сказать, в каком состоянии находится заказ, отсутствует система оперативного управления исполнением заказов. У рабочих мест могут лежать горы заготовок или обработанных деталей, т.е. накапливаются «омертвленные» деньги и удлиняется время исполнения заказа, что во всех случаях приводит к росту издержек на предприятии в целом.

Существуют следующие фазы внедрения контроллинга:

) Принятие решения. Процесс внедрения начинается с принятия решения о разработке системы контроллинга на предприятии.

Анализ зарубежной и отечественной практики внедрения контроллинга показывает, что не следует принимать решение о разработке и внедрении системы контроллинга в условиях резкого ухудшения основных показателей деятельности предприятия.

Благоприятным моментом для начала построения системы контроллинга является появление первых слабых сигналов (индикаторов) о возможных рисках для перспективного успешного функционирования предприятия. Речь идет как о внутренних, так и внешних по отношению к предприятию сигналах, проявляющихся, как правило, в слабозаметных тенденциях и признаках.