Информационная деятельность непосредственно связана с информационными потребностями [31].

Систематическое расширение сферы применения компьютеров и других средств при выполнении функций информационной деятельности обусловливает необходимость поиска путей повышения эффективности деятельности информационных подразделений. Представляется, что наиболее важными вопросами повышения эффективности являются следующие:

1) обоснование места каждого информационного подразделения в системе управления производством в соответствии с классификацией и разработка на этой основе соответствующих положений их деятельности;

2) разработка необходимых норм и нормативов системы экономического стимулирования, ценообразования и хозяйственного расчета;

3) обоснование системы экономических показателей для планирования и оценки производственной деятельности информационных подразделений [32].

Любая организация состоит из людей, данное очевидное утверждение подразумевает гораздо менее очевидные отношения и принципы деятельности. Организации нужны правила, процедуры, преимущества, доходы от инвестиций и т. п., в то время как люди имеют мотивации, навыки, ощущения, побуждения, реакции и личные интересы. Чтобы преуспевать главные исполнители и руководители должны понимать и согласовывать задачи людей своей организации с задачами самой организации. Этим занимаются информационные работники.

В свою очередь, информационный работник - это работник умственного труда (категория работников, чья деятельность связана с обработкой имеющейся информации и получением новой информации; включает программистов, аналитиков, специалистов по планированию и др.).

Информационные потребности организации зависят от ее стратегических задач и проблем, они определяют области необходимой информации и приоритеты. Информационные работники должны быть осведомлены об этих стратегических задачах и проблемах. Они должны быть знакомы с заявлениями главного руководителя, такими публикациями, как ежегодный отчет, сообщениями крупных совещаний, программами исследований и разработок, если они имеются, и т. п. Эта основа включает минимальные знания, необходимые для преуспевающих информационных работников.

Однако организация включает людей, которые должны собирать информацию, анализировать ее и использовать для дальнейшего действия. Эти люди, информационные потребители, являются разными и занимают различные должности в организации - от главного исполняющего руководителя до руководителей проекта, руководителей маркетинга, ученых-исследователей, юристов и т. п. Поскольку, они в определенной степени разделяют стратегические цели и идеалы своей организации, на их взгляд дальнейшее влияние оказывает их собственное уникальное положение в организации и их индивидуальные личности.

Информация имеет различное значение и требует действий отдельных людей. Информация должна отыскиваться людьми, которые должны понимать потребности пользователей информации, и должна передаваться для использования. Хорошо разработанная информационная технология, мощное программное обеспечение, большие базы данных и соответствующие средства для обеспечения конкурентоспособности очень полезны, делают доступ к информации более легким, полным, быстрым и дают лучшее представление [34].