Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

Регистрировать и учитывать документы (доверенности, договоры, служебные письма), поступающие в Компанию извне, а также создаваемые в Компании.

Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Организовывать согласование договоров в электронном и в бумажном виде (включая визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

Передавать в административное управление административно-правового департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

Вести базы данных по документообороту.

Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Составлять описи документов для передачи по назначению.

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», устанавливая обязательность документирования системы менеджмента качества (СМК), не требует использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для поддержки СМК на предприятии. Однако внедрение САДД с функциями моделирования (например, САДД «DIRECTUM») повышает эффективность построения СМК на предприятии.

Процессы СМК в САДД описывают через модуль «Управление деловыми процессами». В «типовых маршрутах» задают порядок и сроки прохождения различных поручений и других действий.

Руководителям система помогает:

планировать мероприятия по улучшению СМК;

получать в форме отчетов объективные и актуальные данные о функционировании СМК на предприятии, деятельности подразделений и сотрудников, степени их загрузки, качестве выполняемых ими работ;

оперативно доводить до сведения исполнителей результаты анализа руководством их работы;

корректировать действия по управлению качеством на основе текущего состояния СМК и результативности предшествующих мероприятий по улучшению.