В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления».

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в употребление примерно с середины 1970-х гг., когда в сферу работы с документами начали внедряться средства вычислительной техники и появились новые информационные технологии. Целью нового термина являлось отражение применения современной технологии в процессах документирования информации и работы с документами. Несмотря на то, что был введен новый термин - «документационное обеспечение управления», старый - «делопроизводство» - не перестал использоваться.

Замены терминов не произошло, скорее всего, по следующим причинам:

- новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов, а его аббревиатура (ДОУ) не всем понятна и не уникальна (такую же аббревиатуру имеет словосочетание «дошкольное образовательное учреждение»);

- термин «делопроизводство» понятен всем и удобен в произношении.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Что же такое ДОУ в современном понимании? Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимает как «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового.

В такой ситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ - техническую и организационную. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы.

Что касается организационной стороны, то здесь все далеко не так просто. Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.